✨ 120 invités, 3 femmes inspirantes… et des semaines d’anticipation pour une soirée inspirante fluide

Le 15 septembre au soir, j’ai assuré la direction événementielle d’une table ronde organisée à Paris, dans les locaux exclusifs du 145 de Publicis, pour l’association DareWomen - + de 500 membres.

🎯 L’enjeu pour la Présidente de l’association : pouvoir se concentrer sur ses trois intervenantes inspirantes, ses membres et la qualité des échanges de la table ronde.

Mon rôle : prendre en charge tout ce qui pouvait lui faire perdre du temps… et augmenter sa charge mentale. Je travaille en binôme avec Elsa, le bras droit de la Présidente.

➡️En amont, une méthode précise : validation du brief, repérage technique, espace de travail partagé sur Notion avec rétroplanning, budget et checklists, comités de pilotage réguliers, cadrage des prestataires et derniers contrôles.

➡️Le jour J, place au terrain 😊

Avant l’arrivée des 120 invités, je vérifie la plénière, teste son, écrans et lumières avec le régisseur, je contrôle les installations du cocktail et dispositifs de sécurité.

Dans les coulisses, je gère les couacs avant le lancement de la table ronde : arrivée des prestataires pour le déchargement, backup des fichiers d’animation de la plénière...

➡️Pendant la table ronde, je gère d’autres aléas en temps réel, l'ouverture du cocktail dans un autre espace et reste au plus près des prestataires et bénévoles qui nous ont aidées dans le bon déroulé de la soirée.

➡️Enfin, parce qu’un événement ne s’arrête pas au départ du dernier invité, nous allons débriefer, mesurer la satisfaction des participants pour clôturer l’événement.

Le retour à chaud de la Présidente parle de lui-même :

« Bravoooooo les girls ! Vous avez assuré ! La salle était topissime, technique top top. Ça m’a énormément facilité la vie ! »

💡 La fluidité se voit le jour J. L’anticipation qui la rend possible, beaucoup moins.

👉🏻 Et vous, combien de temps pourriez-vous libérer en confiant le pilotage de votre prochain événement ? Parlons-en ensemble 🌟

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💡 Je suis Carole Roussel, spécialiste des secteurs #MICE et #Hotellerie et fondatrice de CR and Com, société de direction événementielle. J’imagine des expériences où chaque détail compte, en faisant du lieu et de son territoire une véritable partie de l’événement.

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